Cieľom projektu realizovaného u klienta VÁHOSTAV – SK bolo navrhnúť spôsob zjednodušenia a sprehľadnenia jeho správy dokumentov, nakoľko vďaka interným normám, ktoré na jednej strane precizovali napr. schvaľovacie procesy pri odsúhlasovaní objednávok, faktúr a zmlúv, boli na druhej strane príčinou značných zdržiavaní ich účtovania, finančných úhrad a zobrazovania aktuálneho stavu majetku. Spoločnosť Ness ponúkla na riešenie tejto situácie klientovi tzv. bezpapierovú kanceláriu, ktorá v sebe zahŕňala elektronizáciu dokumentov a s nimi súvisiacich procesov. Klient nielen počtom zamestnancov ale aj komplexnosťou služieb patrí medzi veľké podniky pôsobiace na území Slovenskej republiky. Schvaľovacie procesy, vnútropodnikové odbory a organizácia sú členité a bolo nevyhnutné k nim pristupovať komplexne.
Bez papierov a elektronicky
Optimálnym východiskom z tejto situácie sa stala tzv. bezpapierová kancelária, ktorá zahŕňa elektronizáciu dokumentov a s nimi súvisiacich procesov. Na jej realizáciu u klienta sme vybrali riešenie DMS – Documentum od spoločnosti EMC. V praxi bezpapierová kancelária obsahuje naskenovaný a uložený každý firemný dokument v elektronickej databáze, ku ktorej ma prístup len oprávnený pracovník.
Aj napriek tomu, že cieľom spoločnosti Ness bolo čo najvyššie využitie existujúceho prostredia a procesov, kvalitné fungovanie bezpapierovej kancelárie si vyžadovalo procesy automatizovať. Partneri sa rozhodli využiť Documentum – Business Process Management nástroj, ktorý to dokonale umožňuje.
„Týmto nástrojom sme modelovali a automatizovali tri procesy, ktoré boli predmetom pilotného projektu – proces schvaľovania faktúr, zmlúv a objednávok“, dopĺňa Peter Havrilla, Finance & Telco Division Director, NESS Slovensko, a.s.
Výhody riešenia
Procesy a tok dokumentov dnes vo Váhostave stojí na princípoch bezpapierovej kancelárie. Kým v minulosti sa objednávky vystavovali a schvaľovali vo fyzickej forme a boli sprevádzané krycím listom s údajmi o faktúre a podpismi zodpovedných osob, dnes su už všetky dokumenty v elektronickej podobe. Vďaka novemu systemu dokumenty už fyzicky necestujú a sú doručované prostredníctvom e-mailu. Digitalizáciou vybraných dokumentov sa okamžite zrýchlil ich proces administrácie a schvaľovania. Vďaka tomuto riešeniu je aj počas dovolenky zabezpečená zastúpiteľnosť kompetentného schvaľovateľa a úloha je presunutá na oprávneného zástupcu. Nezanedbateľnou výhodou je aj paralélne schvaľovanie niektorých typov faktúr, výsledkom čoho je ich schválenie v priebehu niekoľkých dní, či dokonca hodín oproti predchádzajucím týždňom a mesiacom.
Hardvérove náklady na implementáciu tohto riešenia sú minimálne. Celý systém funguje na troch serveroch, používatelia sa prihlasujú cez bežné počítače a štandardné webové prehliadače. Prezeranie faktúry a dokumentov si vyžaduje len Acrobat Reader a MS Word, ktoré sú v dnešnej dobe už štandardom.
Prínosy pre klienta
-
v rámci schvaľovacieho procesu je až 190 aktivít plne automatických a len 15 sa vykonáva manuálne,
-
zrýchlenie procesu administrácie a schvaľovania,
-
vyššia prehľadnosť informácií, ich evidencia a archivovanie,
-
vyššia transparentnosť,
-
zvýšena bezpečnosť dokumentov, riziko ich straty sa znížilo na minimum,
-
paralelne schvaľovanie niektorých typov faktúr v elektronickej podobe,
-
prehľadnosť finančných operácií,
-
zavedenie zdravých procesov uľahčujúcich proces získavania certifikátov kvality.
Kontaktujte Ness a získajte všetko, čo potrebujete k tomu, aby váš business prosperoval.