Spracovaniu dokumentov venujú mnohí zamestnanci značný podiel svojho pracovného fondu. Po zistení tejto skutočnosti hľadajú zamestnávatelia možnosti, ako zefektívniť a lepšie využiť ich pracovný čas. Práve riešenia z oblasti Enterprise Content Managementu (ECM) predstavujú spôsob, ako efektivitu vybavenia dokumentov dosiahnuť, či výrazne zvýšiť, čo prináša nemalé úspory pre firmu.
Implementáciou Document Management Systemu (DMS) sa podarí dokumenty „upratať“ na centrálne miesto, pričom každý zamestnanec má k nim prístup od „svojho stola“. DMS riešenia sú jedným zo stavebných kameňov podnikového systému pre správu obsahu (ECM) a pokrývajú nielen správu dokumentov, ale aj e-mailov, multimediálnych prezentácií, teda všetkého čo sa dá uložiť v digitálnej podobe.
NESS riešenia sú zamerané na:
- správu zákazníckej dokumentácie (objednávky, zmluvy, faktúry, technická a projektová dokumentácia, žiadosti)
- správu interných dokumentov (reporty, podklady, zápisy, výkazy)
- správu korešpondencie
- správu registratúry
- spracovanie formulárov
Prínosy riešenia Document Management System (DMS):
- uskladnenie dokumentov podľa typov
- určenie jednoznačných správcov dokumentov
- sprístupnenie dokumentov elektronicky všetkým oprávneným osobám
- rýchle vyhľadávanie a okamžitý prístup k požadovanému dokumentu v ľubovoľnom čase z ľubovoľného miesta
- zabezpečenie sledovania verzií dokumentov - ponúka len poslednú – aktuálnu – verziu dokumentu
- využitie platných dokumentov v procesoch ich spracovania
- skrátenie času potrebného pre vybavenie dokumentu –spracovanie, schvaľovanie
- komplexný zdroj informácií umožňujúci ich archiváciu
- príprava komplexných podkladov pre rozhodovanie zamestnancov
Okrem spomenutých funkčných výhod predstavuje nasadenie DMS aj prínosy v oblasti kvality spracovania dokumentov. Ukladanie došlých dokumentov do elektronického systému predstavuje spôsob, ako zabrániť ich strate. Aplikácia prístupových práv na základe typu dokumentu alebo príslušnosti zamestnanca do určitej skupiny zabraňuje neoprávnenému prístupu k dokumentom. Navyše riešenie Document Management System (DMS) v spojení s riešeniami Business Process Managment (BPM) umožňujú priniesť ďalšie kvalitatívne výhody pre danú spoločnosť.
Kontaktujte Ness a získajte všetko, čo potrebujete k tomu, aby váš business prosperoval.