פרוייקט מרכב”ה בממשלת ישראל - חלומם של מעטים שהפך למציאות לרבים 

הלקוח 
 
מרכב”ה בא ליישם ולהטמיע באותם היחידות את המודולים הארגוניים הרוחביים הכוללים: לוגיסטיקה ,פיננסים, משאבי אנוש, נדל"ן, תמיכות וועדות ומשם שמה "מערכת רוחבית כוללת במוסדות הממשלה." 
 
האתגר העסקי
 
האם מישהו חשב כמה מאתגרת המשימה של יישום ERP במוסד ממשלתי (שלא לדבר על כ- 100 כאלה)? האם מישהו תיאר לעצמו איך מוסד כזה ניכנס לחליפה תפורה מראש (אמנם לפי מיטב האופנה ושבתפירתה השתמשו במיטב הידע הקיים בשוק) ולא מחויטת לפי מידותיו המדויקות? מישהו היה סבור שניתן להעלים את איי המידע (בעיקר הלוגיסטיים) ובמקומם להקים, לתחזק ולתפעל מאגרים מרכזיים?
אכן היו אנשי חזון כאלה בממשלה ובראשם איציק כהן סגן בכיר לחשב הכללי אשר משמש גם כמנהל תוכנית מרכב"ה, שחשבו שזה יהיה מאתגר ואפשרי וידעו איך גורמים לארגון לרצות חליפה מוכנה, ושכנעו שאין לאיי מידע מקום בארגון כמו הממשלה. החלום הפך למציאות - השימוש ב ERP מאפשר לממשלה ליישם את כלל המערכות הארגוניות על פלטפורמה אחידה תוך שימוש בתהליכים עסקיים אחידים, בהם מוטמעים הנהלים וההוראות של הממשלה.

חזון מרכב”ה כולל בין היתר שיפור ניהול ותפעול משאבי המדינה ונכסיה בכלל מוסדותיה תוך כדי שימוש במאגרי ידע ומידע ממשלתיים רוחביים על בסיס תבנית אחידה,  שיפור השירות לציבור ולעובדי הממשלה, מתן תמונה כוללת ואינטגרטיבית למקבלי ההחלטות על כלל התהליכים   המתבצעים בארגון.
חזון כזה לא הוגדר לאף יישום בסקטור הממשלתי בכל העולם. לא רק שלא הוגדר אלא גם לא מבוצע הלכה למעשה. קיימות מדינות בהן לכל משרד יישום ייחודי של מערכת ERP  משלו ובו "ממציאים את הגלגל מחדש." 

הפתרון

פרויקט מרכב”ה מבוצע ומנוהל על ידי הממשלה. הוא כולל מספר פרויקטים המבוצעים במקביל ונכון לשנת 2006 עדיין נמצא בתנופת עשייה. בין הפרויקטים שיצאו לפועל:

• "אופן" - פרויקט בניה והרחבה של התבנית הגלובלית לכלל מוסדות הממשלה. בפרויקט זה מיישמים את התהליכים העסקיים הנדרשים לתפעול מוסד ממשלתי. הוא כולל צוותי ישום לכל המערכות הארגוניות (לוגיסטיקה, פיננסים, משאבי אנוש, נדל"ן , ועדות ותמיכות) אשר עמלים על ישום תהליכים חדשים ושיפור תהליכים שיושמו זה מכבר.
• פרויקט יישום והטמעת התבנית הגלובלית בכל משרד ממשלתי ויחידת סמך (לדוגמה משרד התיירות , שירות התעסוקה)- ROLLOUT.  
• פרויקט יישום ERP במטות השונות הכולל בנוסף לתבנית גם פונקציונאליות ייחודית) לדוגמה מטה החשב הכללי – מילות, הלוואות וכיו"ב).
• פרויקט יישום מנהל הרכש הממשלתי כולל הטמעתו בכלל המשרדים.  

בצוותי היישום שותפים אנשי מחשוב מהממשלה (שהוכשרו כמיישמים) ומיישמי SAP מקצועיים מנס וחברות אחרות, מיישמי תשתיות ,מפתחים, מיישמי פרויקטי הטמעה במשרד ממשלתי , מדריכים/מטמיעים, אנשי תמיכה, אנשי בדיקות וכיו"ב. כמות האנשים הלוקחים חלק במרכב”ה הנה קטנה בהרבה מאשר בפרויקטים בסדר גודל כזה בשוק הפרטי והציבורי.

למרכב”ה מספר ועדות היגוי מקצועיות המורכבות מאנשי החשב הכללי, נציבות שירות המדינה, אגף התקציבים, הממונה על השכר ונציגי משרדים שונים.

בנוסף לפרויקט ועדת היגוי עליונה המורכבת מהחשב הכללי, נציב שירות המדינה, הממונה על אגף התקציבים, הממונה על השכר, נציג הציבור.

מרכב”ה הנו פרויקט גלובלי בו נבנתה ויושמה מתודולוגיה מתאימה להטמעה בממשלה. כבסיס השתמשנו במתודולוגית GLOBAL ASAP.
בשלב ראשון בוצע BLUEPRINT לכל התהליכים הנדרשים לתבנית בעזרת צוותי עבודה אשר כללו מיישמים ומשתמשים מרוב מוסדות הממשלה. צוותים אלא קיבלו ליווי צמוד מהאנשים האחראים בממשלה על הנהלים והתקנות הישימות (החשב הכללי בתחומים הפיננסים והלוגיסטיים, נציבות שירות המדינה בנושאי משאבי אנוש, הדיור הממשלתי בנושאי הנדל"ן). תוצרי שלב זה הוצגו ואושרו על ידי ועדות ההיגוי המקצועיות.

לאחר סיום שלב זה תורגם ה- - BLUEPRINT לתבנית גלובלית המתאימה למוסד ממשלתי טיפוסי.
התבנית כוללת מימוש תהליכים העסקיים הנדרשים ליישום המערכות הארגוניות בתוך מערכת ה- ERP ממשקים גנריים והסבות.

תוצאות

מה עוד צריך מכאן עד שמוסד ממשלתי מתחיל לעבוד במרכב"ה?  

• לרתום את המוסד ואת הנהלתו ליישום הפרויקט המשרדי.
• להגדיר פרויקט כולל מנהל פרויקט מטעם מרכב”ה ומנהל פרויקט מטעם המשרד שתחתיהם מיישמי פרויקטי הטמעה מטעם מרכב”ה ומשתמשי מפתח משרדיים בדיסציפלינות המוטמעות (פיננסי, לוגיסטי, משאבי אנוש, נדל"ן, תמיכות).
• להסביר ולהטמיע את תהליכי העבודה החדשים.
• להגדיר פערים ושיטת הטיפול בהם בין התבנית לבין התהליכים המוגדרים במשרד.
• לטייב נתונים איפה שנדרש (משאבי אנוש, פיננסי, לוגיסטי).
• לתכנת עדכון נתונים ממערכות מקצועיות דרך הממשקים הגנריים למרכב”ה במידת הצורך.
• להגדיר מבנים ארגוניים אשר יתמכו בתהליכי העבודה.
• לצקת לתוך התבנית את הנתונים הלוקאליים של המוסד כמו כתובות, לוגו, חשבונות בנק וכיו"ב.
• להטמיע ולבצע את השינוי הארגוני הנדרש בגין תהליכי העבודה החדשים (דיסציפלינות חדשות לטיפול בדרישות הרפורמות הלוגיסטית והחשבונאית).
• לבנות נהלי עבודה משרדיים על סמך נהלי העבודה מהתבנית.
• להדריך.
• לבדוק מימוש הנתונים.
• לבדוק ולאשר הסבות.
• ליווי ועזרה למשתמשים לאחר העלייה לאוויר ועד למעבר לשגרה.